Debiteurenbeheer

Als u een factuur stuurt, verwacht u dat deze binnen een bepaalde tijd wordt betaald. Debiteuren zijn de klanten waarvan u nog geld moet krijgen. Als uw facturen niet worden betaald is dat erg zuur. U loopt hierdoor risico dat u uw eigen facturen niet kunt betalen. Het is daarom belangrijk dat u inzicht hebt in de personen en/of bedrijven die u nog moeten betalen. Zo heeft u meer grip op de situatie en komt u niet voor verrassingen te staan. Komt u niet toe aan een efficiënte en effectief debiteurenbeheer, dan neem ik graag uw zorg uit handen. U kunt mij inhuren op interim/freelance basis, opdracht op locatie/hybride of remote.

Aanpak debiteurenbeer:

Hoe eenvoudig kan het zijn? Een klant vraagt om een product of dienst, u levert dat product of die dienst. Vervolgens stuurt u een factuur en de klant betaalt die factuur binnen de afgesproken termijn. Helaas weet iedere ondernemer dat het niet altijd zo simpel gaat. Een goed debiteurenbeheer kan de kans op deze ideale situatie wel vergroten.

Het optimaliseren van het debiteurenbeheer kan grote invloed hebben op uw bedrijf. Het zorgt ervoor dat bestaand kapitaal niet verloren gaat, waardoor de liquiditeit van uw bedrijf vergroot wordt. Bovendien kunt u kosten en schulden beter opvangen, de groei financieren en in veel gevallen zelfs beter presteren dan concurrenten. Het loont dus om uw debiteurenbeheer goed in te richten. De praktijk leert dat een methodische aanpak een groot verschil kan maken voor uw cashflow.

Eerste stap

Een cruciale stap in het optimaliseren van uw debiteurenbeheer is om te beginnen bij het begin. Dat wil zeggen dat we de kredietwaardigheid van uw klanten en potentiele klanten gaan checken voordat u tot levering overgaat. Natuurlijk wilt u graag verkopen, maar nog liever wilt u tijdig betaald worden.  We kunnen de databases van bijvoorbeeld de Kamer van Koophandel, Dun and Bradstreet of Graydon raadplegen. Zo kunnen we vooraf beter inschatten hoe groot de kans is dat de factuur voor de door u geleverde diensten of producten inderdaad op tijd worden betaald.

Duidelijke afspraken

We gaan duidelijke, schriftelijke afspraken maken over de verwachtingen rondom betalingen. We adviseren wat ruimte te laten voor eigen invulling door klanten. Het is daarom essentieel om helder op de factuur te vermelden voor wanneer de betaling bij u binnen moet zijn. Zo weten zowel u als uw klant waar jullie aan toe zijn en welke afspraken jullie met elkaar maken.

Relatiebeheer

Relatiebeheer is misschien wel de belangrijkste factor als het gaat om eenvoudig debiteurenbeheer. Daarom behandelen we uw klanten met een betalingsachterstand professioneel en hoffelijk, daarmee komt u een stuk verder dan wanneer u direct agressieve mails of brieven verstuurt waarin u dreigt met incassobureaus. De meest voorkomende reden dat klanten niet betalen is dat ze het simpelweg vergeten zijn. Een vriendelijke mail of telefoontje waarin we de klant eraan herinneren, helpt veel meer. We moeten weten wie uw klanten zijn en hoe ze communiceren. We checken sociale media en luisteren actief naar wat ze te zeggen hebben en probeer ze te helpen. Wanneer klanten zich gehoord en geholpen voelen, zijn ze eerder geneigd tijdig te betalen.

Structuur aanbrengen

Wanneer uw eigen administratie niet uitblinkt in overzicht, kunt u niet verwachten dat uw binnen een week een geweldig debiteurenbeheer hebt staan. We moeten eerste zorgen dat uw eigen administratie op orde is. Bij voorkeur maakt u één persoon verantwoordelijk voor het debiteurenbeheer. Dat wil zeggen dat diegene erop toeziet dat er kredietchecks worden uitgevoerd, dat er heldere facturen worden verstuurd en dat hij bijhoudt wanneer de betalingen binnen zouden moeten komen. Deze persoon kan ook achter late betalingen aan.

Zorg voor betalingsgemak voor klanten

Te late betalingen komen niet alleen doordat klanten vergeten te betalen, het kan ook zijn dat ze teveel handelingen moeten doen om te betalen. Als de mogelijkheid er is zorg dat het zo eenvoudig mogelijk is om de factuur te voldoen, het liefst met één klik op de knop via internetbankieren. Er zijn ook klanten die niet betalen omdat ze het eenvoudigweg niet kunnen. Met deze klanten gaan we een gesprek aan om te bekijken of er regelingen getroffen kunnen worden, zodat ze uw geld niet kwijtraken en we hen tegemoet komen in hun verplichtingen. Niet iedereen komt natuurlijk in aanmerking voor een betalingsregeling, maar ook in het kader van relatiemanagement is het waard om te kijken welke mogelijkheden we kunnen bieden. Het blijft lastig om te zorgen dat iedere klant zijn factuur op tijd betaalt, maar de beste manier voor debiteurenbeheer is het opstellen van een plan om betalingen tijdig binnen te krijgen

Hulp nodig? 

Voor meer informatie stuur een email naar info@credittalent.nl of stuur een berichtje via Whatsapp 0630189282, dan neem ik zo snel mogelijk contact met u op.